Informativa Privacy ai Clienti

Premessa

La presente Informativa – resa in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, con specifico riferimento agli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (d’ora innanzi, anche solo “Regolamento”) – persegue lo scopo di informare i nostri Clienti in merito al trattamento dei loro Dati Personali.

Titolare del Trattamento

MEDVIDA Partners de Seguros y Reaseguros, S.A. (Sociedad Unipersonal) con sede in via A. Albricci, 7, 20122, Milano (di seguito identificata la “Compagnia”) agisce in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali dei propri Clienti. Da questi ultimi può essere contattato:

– tramite raccomandata A/R alla sede legale del Titolare;

– scrivendo al Responsabile della protezione dei dati (DPO) all’indirizzo e-mail dpo.it@medvidapartners.com.

Come raccogliamo i tuoi dati personali?

Potremmo venire a conoscenza dei tuoi Dati Personali:

• se ci contatti direttamente, ad esempio tramite il nostro sito internet, mediante interazione con le piattaforme Social Network (es: LinkedIn), via e-mail o telefonicamente attraverso il nostro servizio clienti al fine di richiedere informazioni sui nostri prodotti;
• se sottoscrivi una Polizza in qualità di Contraente;
• se sottoscrivi una Polizza in qualità di Assicurato;
• se sei stato identificato dal Contraente o Assicurato della Polizza come Beneficiario o come referente terzo;
• qualora tu sia tutore, curatore o Rappresentante Legale di un Contraente/Assicurato;
• qualora tu abbia avuto accesso all’Area Riservata.

Se fornisci i tuoi Dati Personali per conto di qualcun altro è tua responsabilità assicurarti, prima ancora di farlo, che l’interessato abbia preso visione della presente Informativa privacy.

Chiediamo il tuo supporto a mantenere i tuoi dati costantemente aggiornati, informandoci tempestivamente di qualsiasi modifica sia intervenuta sugli stessi.

Quali dati raccogliamo?

Attraverso le differenti modalità di contatto descritte nella presente Informativa, la Compagnia potrebbe raccogliere le seguenti categorie di Dati Personali:

• Dati di contatto – informazioni inerenti nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail.
• Dati di contratto – informazioni inerenti alla Polizza sottoscritta con la Compagnia, come ad esempio numero di polizza, IBAN, documenti di identità, tipologia del prodotto, durata, garanzie previste, premio, etc.. .
• Dati economici – ad esempio informazioni relative al tuo reddito.
• Utilizzo del Sito e Comunicazione – nel caso visitassi il nostro sito web, sistemi informatici e procedure software preposte al funzionamento del sito della Compagnia acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (Dati di navigazione). Trovi maggiori dettagli nell’apposita Informativa Privacy ai Visitatori del sito web.
• Informazioni sui prodotti sottoscritti e sulle richieste avanzate – informazioni relative ai prodotti sottoscritti, supporto ed assistenza, compresi reclami e pretese.
• Esigenze Assicurative – al fine di offrirti un prodotto in linea con le tue esigenze assicurative e per adempiere agli obblighi normativi previsti, dobbiamo raccogliere i dati relativi, ad esempio, alla tua capacità di risparmio/investimento, al tuo patrimonio, alla tua propensione al rischio.

Per quali finalità possono essere raccolti i tuoi Dati Personali?

Il Trattamento dei Dati Personali, nel rispetto delle normative in materia di protezione dei dati, deve essere legittimato da una delle basi giuridiche previste dal Regolamento e la Compagnia è tenuta ad indicare tale base giuridica per ciascun Trattamento descritto nella presente Informativa.

Un approfondimento in merito a tali basi giuridiche per il Trattamento dei Dati Personali viene riportato qui di seguito. Troverai, inoltre, l’indicazione della base giuridica su cui si fonda ciascuna finalità del Trattamento.

BASI GIURIDICHE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Basi giuridiche del Trattamento:

• Consenso: se hai acconsentito al loro utilizzo, avendo rilasciato esplicito consenso, che potrà essere revocato in ogni momento tramite le modalità descritte nell’Informativa.
• Esecuzione di misure precontrattuali o adempimento degli obblighi contrattuali: se è necessario per concludere o per adempiere un contratto con la Compagnia o per dare esecuzione a misure precontrattuali.
• Obblighi di legge: se per la Compagnia è necessario utilizzare i tuoi Dati Personali per rispettare obblighi di legge a cui la stessa è soggetta.
• Legittimo interesse: se utilizziamo i tuoi Dati Personali per perseguire un interesse legittimo e le nostre motivazioni siano superiori a qualsiasi pregiudizio ai tuoi diritti in materia di protezione dei dati, ad esempio per difendersi, agire in giudizio o avanzare pretese nei tuoi o nei confronti di terze parti.
• Interesse pubblico: ove sia necessario, ad esempio, per rispondere ad eventuali istanze delle Autorità.

Sono possibili trattamenti autorizzati sulla base di ulteriori basi giuridiche; in tal caso faremo quanto ragionevolmente possibile per identificare tale presupposto e sarà nostra cura comunicartelo quanto prima attraverso un aggiornamento della presente Informativa.

FINALITÀ DI TRATTAMENTO RELATIVE AL CONTRATTO

Base giuridica del Trattamento: Finalità contrattuali o pre-contrattuali

Scelta: il conferimento di tali dati è obbligatorio, la mancata comunicazione dei tuoi Dati Personali impedirà l’erogazione dei servizi da parte del Titolare del Trattamento.

La Compagnia deve trattare i tuoi dati principalmente per dare esecuzione alle obbligazioni previste dal contratto assicurativo da te sottoscritto (“Polizza”). Nell’ambito della Polizza, tratteremo i tuoi dati, ed in particolare i dati di contatto, i dati di contratto, i dati economici, al fine di svolgere i seguenti compiti/attività:

• Formulazione del preventivo di Polizza: al fine di formulare uno o più preventivi di Polizza, che tu possa valutare in base alle tue esigenze, abbiamo la necessità di trattare alcuni tuoi Dati Personali.
• Emissione della Polizza: al fine di decidere se emettere una Polizza, di comprendere le tue esigenze assicurative, dobbiamo esaminare e trattare i dati che ti riguardano. Tratteremo, inoltre, i tuoi dati per svolgere le verifiche imposte dalla normativa in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo utilizzando anche informazioni reperite presso terzi a ciò debitamente autorizzati. Potremmo, inoltre, trattare i tuoi dati bancari come l’IBAN per il pagamento del premio di Polizza o per richieste di riscatto e sinistri.
• Contatto in relazione alla Polizza: nell’ambito della fase iniziale della formulazione del preventivo di Polizza, successivamente dopo l’emissione e per tutta la durata del Contratto, potrebbe sussistere l’opportunità o la necessità di contattarti per fornirti informazioni relative alla tua Polizza o per adempiere agli obblighi di comunicazione/informazione previsti dalla normativa.
• Gestione del contratto: le attività di gestione del Contratto comprendono la gestione, modifica, esecuzione e l’aggiornamento dei dati da te forniti in sede di sottoscrizione del contratto. Il Trattamento di tali dati potrebbe riguardare anche l’Assicurato, il Beneficiario/Aderente, il tutore/curatore/Rappresentante Legale.
• Servizio clienti/reclami: per offrirti un valido servizio clienti, tratteremo i tuoi dati, ad esempio al fine di rispondere quanto più esaustivamente ai tuoi quesiti. Dovremmo trattare i tuoi Dati Personali e quelli dei soggetti interessati, anche nel caso di reclami e/o richieste che dovessi avanzare al fine di gestirle al meglio e fornirti una risposta esaustiva nel rispetto delle tempistiche stabilite dalla normativa;
• Riscatti e liquidazioni: per effettuare il corretto pagamento dell’importo dovuto in seguito ad un sinistro o a fronte di una tua richiesta di riscatto, dovremmo trattare i dati tuoi, dell’Assicurato o del Beneficiario. Ad esempio, i dati di contatto del Beneficiario o dell’Assicurato e i dati bancari per poter effettuare il pagamento.

FINALITÀ DI TRATTAMENTO PER RISPETTO DEGLI OBBLIGHI LEGALI

Base giuridica del Trattamento: obblighi di legge.

Scelta: – il conferimento di tali dati è obbligatorio.

La Compagnia è soggetta a diversi obblighi di legge. Laddove necessario, tratteremo i tuoi Dati Personali per rispettare gli obblighi imposti dalla normativa riguardante il settore assicurativo, in particolare potremmo dover trattare i tuoi dati:

• per dare riscontro alle richieste dell’Autorità – nel corso del Contratto potrebbe essere necessario trasferire i tuoi dati alle Autorità competenti come in caso di richiesta di informazioni su una Polizza, un’ingiunzione di un giudice o una sentenza di pignoramento;
• per attuare misure preventive, obblighi legali e difesa legale: tratteremo i tuoi dati nella misura necessaria per rispettare tali obblighi come, ad esempio, quelli imposti dalla normativa antiriciclaggio e potremmo inoltrare i tuoi dati alle Autorità competenti, in caso di obblighi di legge in materia di comunicazione. Potremmo, inoltre, trattare i tuoi dati in caso di contenzioso legale, qualora ciò sia richiesto;
• per finalità amministrative, contabili e fiscali: tratteremo i tuoi dati anche per finalità amministrative (quietanzamento del premio) e per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa sia in materia contabile che fiscale.

FINALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI PER LEGITTIMO INTERESSE

Base giuridica del Trattamento: legittimo interesse del Titolare

Scelta: il conferimento dei dati è obbligatorio

La Compagnia potrebbe trattare i tuoi Dati Personali per:

• monitorare e migliorare i propri prodotti;
• svolgere analisi attuariali;
• garantire manutenzione e sicurezza dei sistemi e degli asset aziendali;
• effettuare le attività inerenti alla gestione amministrativa;
• difendere i propri interessi e i propri diritti in giudizio;
• per fornire il servizio o la prestazione richiesta dall’utente attraverso la navigazione sul sito.

Nel Trattamento dei tuoi Dati per tale finalità, cercheremo di garantirti in ogni caso la massima tutela degli stessi.

Come manteniamo sicuri i tuoi dati?

Utilizziamo una vasta gamma di misure di sicurezza, compresi strumenti di criptazione e di autenticazione, al fine di migliorare la protezione e la manutenzione della sicurezza, dell’integrità e dell’accessibilità dei tuoi Dati Personali.

Sebbene non sia possibile garantire la massima sicurezza da intrusioni per la trasmissione dei dati che avviene su internet e siti web, la Compagnia, di concerto ai suoi subfornitori e partner commerciali, si impegna per assicurare tutele fisiche, elettroniche e procedurali volte a proteggere i tuoi Dati Personali in conformità ai requisiti previsti in materia di protezione dei dati. Adottiamo, tra le altre, misure come:

• la restrizione rigorosa dell’accesso ai tuoi Dati Personali, in base alla necessità e per le sole finalità comunicate;
• sistemi IT di firewall per proibire accessi non autorizzati ad esempio da parte di hacker;
• il monitoraggio permanente dell’accesso a sistemi IT per individuare e fermare l’uso illegittimo di Dati Personali.

Se abbiamo fornito (o hai scelto) una password che ti consente l’accesso a certe sezioni del nostro sito web o ad altri portali, applicazioni o servizi forniti dalla Compagnia, sarai responsabile per la segretezza di tale password e per la conformità ad ogni altra procedura di sicurezza di cui ti abbiamo informato. Ti chiediamo di non condividere la password con nessuno.

Dove li trattiamo?

I Dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo e sono assicurate misure di sicurezza adeguate.

Come li trattiamo?

Il Trattamento dei Dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi, è consentito l’accesso ai tuoi Dati Personali nella misura e nei limiti in cui questo è necessario per lo svolgimento delle attività di Trattamento che ti riguardano.

Il Titolare periodicamente verifica:

• gli strumenti mediante i quali i tuoi Dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste, di cui prevede l’aggiornamento costante;
• per il tramite dei soggetti autorizzati al Trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati Dati Personali di cui non sia necessario il Trattamento;
• che i Dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e che il loro uso venga effettuato esclusivamente per le finalità qui descritte.

Per quanto tempo li trattiamo?

Manterremo i tuoi Dati Personali soltanto per il periodo necessario all’espletamento delle finalità per le quali tali dati sono stati raccolti. Sono stati, a tal scopo, definite specifiche tempistiche di conservazione dei Dati Personali, le principali sono riportate di seguito:

• 10 anni dalla data di chiusura del contratto per tutti i Dati raccolti per finalità contrattuali e precontrattuali;
• 6 mesi per i dati raccolti tramite sito web.

Con riguardo invece alle tempistiche di conservazione dei Cookie, ti chiediamo di far riferimento alla specifica Informativa reperibile al seguente www.medvidapartners.it/cookie-policy/.

Quali sono i tuoi diritti?

Compatibilmente con i limiti soprattutto temporali stabiliti per il Trattamento dei Dati Personali, i diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa ti permettono di avere sempre il pieno controllo degli stessi. In particolare, potrai richiedere in qualsiasi momento alla Compagnia:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del Trattamento;
• opposizione al Trattamento;
• portabilità dei dati;
• reclamo all’Autorità di Controllo.

I tuoi diritti ti sono garantiti senza oneri e formalità particolari. Per la richiesta del loro esercizio, che si intende essenzialmente a titolo gratuito, hai la facoltà di:

• ottenere una copia, anche in formato elettronico, dei dati di cui hai chiesto l’accesso. In caso dovessi richiedere ulteriori copie, il Titolare può addebitarti un contributo spese ragionevole;
• ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione del Trattamento o anche l’aggiornamento e la rettifica dei tuoi Dati Personali e che il Titolare si impegni a comunicare la tua richiesta a ciascuno dei terzi/destinatari a cui sono stati trasmessi, a meno che non prevalgano motivi legittimi superiori rispetto a quelli che hanno determinato la tua richiesta (es. richieste delle Autorità);
• ottenere ogni comunicazione utile in merito alle attività svolte a seguito dell’esercizio dei tuoi diritti senza ritardo e comunque, entro un mese dalla tua richiesta, salvo proroga, motivata, fino a due mesi che ti dovrà comunque essere debitamente comunicata entro un mese dal ricevimento della richiesta;
• proporre reclamo all’Autorità di Controllo, con le modalità descritte sul sito internet della stessa: www.garanteprivacy.it.

Come puoi contattarci per l’esercizio dei diritti o per qualsiasi altra informazione in materia di privacy?

Per qualsiasi informazione su come la Compagnia tratta i Dati Personali o per l’esercizio dei tuoi diritti puoi:

• inviare apposita comunicazione scritta al Titolare ai recapiti indicati sopra;
• inviando una richiesta tramite e-mail al DPO all’indirizzo indicato sopra.

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, puoi presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali (seguendo le istruzioni rese dal Garante medesimo sul proprio sito internet www.garanteprivacy.it nella sezione “Come tutelare i tuoi diritti”).